Malzeme Onay Süreci ve Onay Dosyaları

Bir yapının kalitesi, büyük ölçüde içine giren malzemelerin kalitesine bağlıdır. Projede tarif edilen bir yalıtım levhası, bir cephe paneli ya da bir pompa yerine farklı özellikte bir ürün kullanılırsa, sorun çoğu zaman yıllar sonra ortaya çıkar. Malzeme onay süreci, her malzemenin sahaya gelmeden önce şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesini ve bu kararın kayıt altına alınmasını sağlar.

Malzeme Onay Süreci Neden Gereklidir?

• Şartnameye uygunluk: Ürünün teknik değerlerinin projedeki gereksinimleri karşıladığı doğrulanır.
• Sorumluluğun netleşmesi: Hangi ürünün kim tarafından, hangi tarihte onaylandığı kayıt altına alınır.
• Satınalma güvencesi: Onay alınmadan sipariş verilmesi ve sonradan ürünün reddedilmesi önlenir.
• Kesin kabul ve garanti: Teslim sırasında kullanılan ürünlerin listesi ve garanti belgeleri hazır olur.

Onay Dosyasında Neler Bulunur?

Bir malzeme onay dosyası genellikle şu belgelerden oluşur:

1. Onay formu: Malzemenin adı, kullanılacağı yer, ilgili şartname maddesi ve onay durumu.
2. Teknik föy: Üreticinin ürün özelliklerini gösteren teknik bilgi formu.
3. Uygunluk belgeleri: Standartlara uygunluk, performans beyanı ve test raporları.
4. Karşılaştırma tablosu: Şartnamede istenen değerlerle ürün değerlerinin satır satır karşılaştırması.
5. Numune: Gerekli durumlarda fiziksel numune veya sahada uygulanan örnek (mock-up).
6. Referanslar ve garanti koşulları: Benzer projelerdeki kullanım ve garanti süresi.

Şartnamede istenen değerlerin nasıl tanımlandığını teknik şartname nasıl hazırlanır yazımızda anlattık.

Malzeme Onay Sürecinin Adımları

1. Yüklenici, satınalma programına göre onay dosyasını zamanında hazırlar ve sunar.
2. Proje yönetimi ve ilgili tasarım disiplini dosyayı inceler.
3. Sonuç, genellikle şu kodlardan biriyle bildirilir: onaylandı, notlarla onaylandı, revize edip tekrar sunun veya reddedildi.
4. Onaylanan ürün siparişe verilir; sahaya geldiğinde gelen malzeme kontrolüyle onaylı ürünle aynı olduğu doğrulanır.

Onay süresi iş programında hesaba katılmalıdır. Uzun tedarik süreli malzemeler için onayın gecikmesi, doğrudan projenin bitiş tarihini etkileyebilir. Bu nedenle onay takvimi satınalma programı ile birlikte hazırlanmalıdır.

Eşdeğer Ürün Talepleri

Yükleniciler maliyet veya tedarik süresi nedeniyle şartnamedeki markaya eşdeğer bir ürün önerebilir. Bu durumda eşdeğerliğin teknik değerlerle kanıtlanması gerekir; yalnız fiyat avantajı yeterli değildir. Proje başında hazırlanan bir onaylı marka listesi, eşdeğerlik tartışmalarını büyük ölçüde azaltır.

Kayıt ve Takip

Bütün onay dosyaları numaralandırılmalı ve bir onay takip listesinde izlenmelidir. Listede her dosyanın sunuluş tarihi, inceleme süresi, sonucu ve revizyon sayısı yer alır. Bu liste haftalık koordinasyon toplantılarında gözden geçirilir ve geciken onaylar erkenden görünür hale gelir.

Sık Yapılan Hatalar

• Onay beklemeden sipariş vermek ve sonradan ürünün reddedilmesiyle karşılaşmak
• Onay dosyasında yalnız broşür sunmak, şartnameyle karşılaştırma yapmamak
• Notlarla onaylanan ürünlerde notların sahaya ve satınalma birimine iletilmemesi
• Sahaya gelen ürünün onaylı ürünle aynı olup olmadığını kontrol etmemek
• Onay dosyalarını teslim aşamasında aramak yerine baştan düzenli arşivlememek

Bu hatalar hem maliyet hem süre kaybına neden olur ve kesin kabul aşamasında yeniden karşınıza çıkar.

Sonuç

Malzeme onay süreci, kalitenin kâğıt üzerinde değil sahada sağlanmasının ilk adımıdır. Düzenli hazırlanan onay dosyaları ve takip listesi, hem doğru ürünün kullanılmasını hem de iş programının korunmasını sağlar. STDA İnşaat, malzeme onay ve kalite kontrol süreçlerinde danışmanlık hizmeti verir.